1. Život v rovnováze
V současné době se stále častěji setkáváme s propagací zdravého životního stylu a stále více se hovoří
o vyrovnaném pracovně-soukromém životě. Pokud chceme být při své práci opravdu výkonní a soustředění, musíme občas i vypnout a načerpat energii se svou rodinou, kamarády nebo při volnočasových aktivitách. „Platí, že odpočatá mysl toho zvládne i za poloviční čas mnohem více než mysl, která pracuje bez přestávky
a nemá žádný prostor na „vypnutí,“ radí Petra Pitoňáková majitelka a manažerka firmy EASYDIET.
2. Určit si priority
Jedna z největších výzev v rámci time-managementu je naučit se pracovat na tom, co je nejdůležitější, a ne na tom, co právě „nejvíce hoří. Na to, abychom věděli, co je důležité, si v první řadě musíme umět stanovit své cíle. Při určování cílů si musíme položit kromě otázky „Jaké jsou mé profesní cíle?“ i další otázky. Například Jaké jsou mé duševní cíle (jaké schopnosti se chci naučit, co chci vědět / ovládat)? Jaké jsou mé rodinné a sociální cíle? Jaké jsou mé finanční cíle? Jaké jsou mé ostatní osobní cíle? (Například zaběhnout maraton, cestovat do Číny apod.). Všechny tyto otázky slouží k tomu, abychom díky jednotlivým úkolům věděli, které jsou pro nás důležité a bylo tak jednodušší určit pořadí priorit. Dosažení cílů je vždy velkou motivací a dodá energii
k překonávání dalších, možná ještě větších cílů.
3. Naučit se říkat NE
Základní pravidlo managementu: Mluvte NE vždy, když je to možné a mluvte ANO, jen když je to nutné. Jedním
z nejčastějších důvodů, proč pravidelně trpíme nedostatkem času je skutečnost, že od nás někdo něco stále chce. Neříkáme, že od nynějška už nikomu s ničím nepomůžeme. Je ale potřeba vždy zvážit, zda nás dané úlohy jen neobírají o čas a energii, zda je skutečně nezbytné je provést a zda by nebylo lepší je delegovat.
4. Plánování je základ
Odpůrci podrobného plánování jsou přesvědčeni, že zabírá příliš mnoho času, který by mohli použít na práci. Pokud jsme však zavaleni prací nebo jinými povinnostmi, které řešíme jen operativně, bez plánu budeme mít mnohem větší problém soustředit se na jednotlivé úkoly. „Navíc zmatek a chaos nás vždy bude jen demotivovat, co nás v konečném důsledku obere ještě o velkou část energii. I jednoduchý plán přitom může přinést do myšlenek značný klid, a dokonce i lepší spánek,“ vysvětluje manažerka firmy EASYDIET, Petra Pitoňáková.
Při plánování bychom se měli držet dvou následujících zásad:
- Plánování nemůže být bez termínu. Všechny své úkoly, aktivity a termíny si okamžitě zapisujeme do diáře nebo kalendáře.
- Zapomeňme na větu „To si zapamatuji“ nebo „To si zapíšu později.“ Věřte, že 80 % všeho si nezapamatujeme a nezapíšeme později.
5. Nechat si rezervu
Nikdy bychom neměli plánovat sto procent svého pracovního i volného času. Je třeba si nechávat rezervu na tzv. požírače času a řešení nečekaných situací. Pokud si tuto rezervu nenecháme, byť jen malé vyrušení nám zcela nabourá kalendář. Doporučeno je plánovat šedesát procent svého času a čtyřicet procent si nechat jako rezervu. Pokud nám zůstane volný čas, jednoduše přesuneme úkol z následujícího dne nebo si dopřejeme o to delší odpočinek.
6. Vypořádat se se žrouty času
Všichni musíme během dne řešit několik malých, neustále se opakujících úloh, které nás neustále otravují
a v konečném důsledku zaberou stejný čas jako velké a podstatné úkoly. Jednou z možností, jak se těchto žroutů času zbavit, je jejich sdružování. Sdružování znamená, že všechny úkoly stejného typu řešíme v jeden moment. Příkladem může být pořízení jednoho velkého nákupu přes víkend namísto čtyř malých během týdne. Dalším příkladem mohou být telefonáty nebo e-maily, které musíme každodenně řešit. Je dobré si na tyto úkoly vyhradit například určitou hodinu během dne a pokusit se všechny telefonáty i emaily vyřešit v daném čase.
7. Naučit se delegovat
Přenesení úkolu a odpovědnosti není jen pracovní záležitostí, ačkoli právě tam to můžeme využít nejčastěji. Mnozí lidé, zejména manažeři ve firmách, mají zásadní problém s přenesením úkolů. Buď to nevědí jak, nenapadne je to nebo si řeknou, že si to raději udělají sami a dobře. Ani jeden z těchto přístupů není správný.
Delegování by se mělo plánovat podle následujícího modelu:
- Výsledky – Jaké požadujeme výsledky?
- Motivace – Jaký přínos přinese přenesení konkrétních úkolů nám osobně a jaký kolegům, kterým ho delegujeme?
- Osoba – Jaké (mimo) profesní zkušenosti mají kolegové a jsou tyto zdroje využívány?
- Řád – Na co je třeba dávat pozor? Postup, rozsah, náklady, důležité detaily.
- Nástroje a pomůcky – Jaké pracovní nástroje a pomůcky budou zapotřebí? Jsou k dispozici?
Takové přenesení platí zejména u práce. Co se však dá delegovat v osobním životě? „Například strava. Běžně na ni musíme myslet ráno, dopoledne, v poledne, odpoledne i večer. I zde však existují možnosti, jak se této starosti zbavit, respektive delegovat ji na druhé. Můžete si třeba objednat krabičkové stravování EASYDIET – ať už hledáte dietní jídla na hubnutí, nebo zdravou stravu na každý den, v našem jídelníčku najdete vždy chutná, čerstvá jídla,
s vyváženým poměrem makro i mikroživin. Jediným úkolem bude už jen vychutnat si každou porci a rozmyslet si, jak investujete ušetřený čas,“ doporučuje Petra.
Rada na závěr
Pokud chceme být výkonní, musíme mít dobře nastavený time-management. A správně nastavený time-management, následně vyžaduje sebekázeň při jeho dodržování. K sebekázni se dopracujeme, pokud jsme dostatečně motivováni. Tuto motivaci musí v sobě najít každý sám. „Pro mě je důležité to, že stihnu v práci všechno, co chci, potřebuji, musím a zároveň se stíhám věnovat běhání, tancování, kamarádům i rodině :-). Těch pár „těžkých chvil“ při plánování a překonávání se v dodržování plánu, mi za to rozhodně stojí,“ popisuje svoje zkušenosti Petra Pitoňáková z EASYDIET.
Více na www.easydiet.cz.